SE RASSEMBLER EN ÉQUIPE : C’EST ENCORE POSSIBLE!

Si nous étions en distanciation physique au printemps dernier; cela ne voulait pas dire qu’on allait s’empêcher de se rassembler pour aller à l’intérieur de l’organisation. Vous comprendrez que nous parlons ici au sens métaphorique. Les mots sont importants. Nous étions aux antipodes de la distanciation sociale. Nous sommes les partenaires de Normandin Beaudry dans l’évolution de leur culture d’entreprise depuis 2016.  La culture c’est social. Tant d’organisations en télétravail craignent de perdre leur culture d’avant pandémie. Voici l’entrevue du récit d’une collaboration innovante. Un succès d’adaptation pandémique! 

Les gestionnaires de talents de la firme de consultation Normandin Beaudry (NB), un chef de file en rémunération globale et actuariat-conseil, ont eu la chance de participer, cet été, à l’un des rares festivals à Montréal.  

Sophie Lachance, associée et chef de l’expérience employé chez NB, a collaboré avec Christian Maranda et Maxime Boilard de CANU afin d’organiser un festival virtuel sur cinq semaines. Ça a été un franc succès !

 « Quelqu’un m’a dit « je veux acheter mon billet pour le festival l’an prochain, c’était vraiment le fun ! » Tout le monde a embarqué dans l’expérience. Ils ont aimé l’idée du festival. Le contenu était adapté et on a vu, de semaine en semaine, les discussions s’enrichir, le niveau augmenter. Ça a été vraiment un highlight de la pandémie chez nous », a raconté Sophie.

CANU est fier d’agir à titre de partenaire de premier plan de NB depuis maintenant 5 ans. Notre  relation d’affaires remonte à la participation de CANU comme facilitateur externe de la retraite annuelle pour les actionnaires de NB en janvier 2016. Afin de mieux répondre aux besoins de ses gestionnaires de talents, Sophie a instauré en 2017, avec l’aide de CANU, un rituel de journée annuelle qui leur était entièrement dédiée.
 
« J’ai voulu amener la gestion des talents à un autre niveau depuis trois ans, bientôt quatre. [J’aimerai que] mes gestionnaires de talent soient meilleurs à chaque fois », a-t-elle confié. 

Mais cette année, la pandémie de COVID-19 l’a forcée à revisiter la conception de cette journée. L’idée d’offrir un festival virtuel pour les gestionnaires de talents est survenue dans  nos discussions alors que les festivals à Montréal étaient annulés ou reportés. 

En s’inspirant des plans du Festival de jazz de Montréal, les gestionnaires de talent de NB ont reçu pour chaque session leur passeport VIP, comme dans un vrai festival, et un sac du festivalier dans lequel se trouvaient un guide pour la journée et un cahier de notes (google docs). 

« On essayait de mettre à profit le corps, le cœur et la tête
de cette façon-là, en imageant, en habillant les choses pour
qu’il y ait un feeling, quelque chose qui dépasse la
simple visioconférence, » a expliqué Christian de CANU.
« Des fois, on dit qu’on prend beaucoup de temps à développer le contenu et le contenant est un peu moins important,
mais je crois que le contenant crée une atmosphère, une
ambiance, un contexte qui donne la puissance au contenu. »

Ensuite, il a fallu déterminer la durée du festival. Pour Sophie, il était important de considérer la réalité et les besoins de ses gestionnaires de talents qui, en situation de télétravail, ont dû jongler entre leurs tâches de travail et celles liées à leurs vies personnelles.

  « On est une firme de consultation extrêmement sollicitée par les besoins de nos clients, donc on ne pouvait pas non plus faire deux heures, trois jours de suite. Nos employé-e-s sont jeunes, on avait plein de gens avec des enfants à la maison, donc il y avait tout ça derrière ma tête. [On] cherchait justement le point d’équilibre », a-t-elle expliqué. 

Organiser une activité sur cinq semaines a ainsi permis de tenir compte de ces enjeux et de respecter le rythme organisationnel tout en créant un momentum avec l’initiative. 

« On s’est dit, mettons ça sur un bloc qui est digestible facilement par les gestionnaires, qui n’est pas vu comme une tâche supplémentaire, mais comme un moment dans la semaine où on peut s’arrêter et parler d’autres choses que d’opérations, et ainsi  parler plus de nous et nos relations avec nos talents », a partagé Christian.

Cependant, il avait aussi certaines préoccupations. La qualité des conversations à soixante  gestionnaires de talents allait-elle diminuer en visioconférence ? Risquaient-ils de perdre le momentum généré par ces discussions ? Avec fierté et une certaine dose d’étonnement, nous avons pu observer le contraire. 

« Avoir une semaine entre chaque bloc, entre chaque rencontre, ce n’était pas un désavantage. On ne perdait pas le momentum. Au contraire, à chaque fois, on sentait que les esprits avaient continué de cheminer à travers les petits devoirs qu’on s’était donnés, et à travers  les conversations qu’on avait eues », a raconté Christian. 

Dans le but de créer un sentiment de familiarité, les gestionnaires de talent se sont rencontrés virtuellement au kiosque d’information, comme ils l’auraient fait au Festival de jazz. « Nous avons même ajouté kiosque d’information et de premiers soins question de faire rire les gens » ajoute Maxime. Afin d’avoir des conversations de qualité, les gestionnaires de talent ont été divisés en groupe de quatre à cinq personnes avec des thèmes de discussions définis, pendant une période de temps prédéterminée. À chaque lieu sur la carte géographique se trouvait une scène du vrai Festival de jazz, et un lien hypertexte menant vers une salle virtuelle de Microsoft Teams. De semaine en semaine, ces discussions ont engendré des conversations et échanges plus riches en lien avec certains thèmes. Comme l’a mentionné Christian, l’animation et l’expérience ont séduit les participants et leur ont donné confiance envers le processus. « Ça fait aussi partie de la culture chez Normandin Beaudry. On sent que leurs gens ont une culture de groupe très forte. Ça fait partie de leurs atouts et avantages concurrentiels », a-t-il ajouté.

Plan du Festival virtuel conçu par CANU

Cette expérience s’est avérée un véritable moment d’apprentissage pour CANU, qui a affirmé avoir trouvé un outil supplémentaire qu’il souhaite continuer d’utiliser dans d’autres contextes. « Je pense qu’on a juste commencé à gratter le potentiel que peuvent avoir les rencontres à distance », a-t-il souligné.

Bien que les gestionnaires et employé-e-s de NB soient partiellement de retour au bureau, certains aspects de ce festival virtuel ont retenu l’attention de Sophie pour les prochaines journées dédiées à ses gestionnaires de talent.

« [Avoir tenu un festival de la Gestion des Talents sur plusieurs semaines] est beaucoup plus riche que d’avoir passé une journée avec du contenu varié touchant plusieurs sujets. Les conversations ont généré beaucoup de réalisations permettant de rendre visible l’évolution de la gestion des talents au sein de l’entreprise. C’est pas parce qu’on est à distance qu’on n’est pas passionné, et qu’on n’a pas envie de se faire challenger! ».  «  On va exploiter ce modus operandi de différentes manières lors des prochains événements. », a-t-elle dit.